Tasa de duplicados, freshness score, contactabilidad y otros indicadores que todo profesional de marketing y CRM debería vigilar para medir la salud de tu base de datos
Una base de datos sin métricas es como un coche sin cuadro de mandos: puede avanzar… pero nadie sabe cuánto combustible o batería queda, ni cuándo llegará el siguiente mantenimiento para no quedarse tirado.
En Data & Co defendemos que la calidad del dato es un activo financiero; por eso las compañías más competitivas establecen un cuadro de indicadores (KPIs) tan riguroso como el que aplican a ventas o a costes operativos para medir la salud de su base de datos. A continuación encontrarás un “top 8” de indicadores clave que te permitirán diagnosticar la salud de cualquier base de datos, priorizar inversiones y demostrar ROI.
1. Tasa de duplicados (Duplicate Rate)
Qué mide
El porcentaje de registros que aparecen dos o más veces con el mismo identificador (e-mail, teléfono, ID de cliente).
Por qué importa
Los duplicados generan sobrecostes en campañas, distorsionan métricas de conversión y empeoran la experiencia del cliente.
Cómo calcularlo
\text{Duplicate Rate} = \frac{\text{N.º de registros duplicados}}{\text{Total de registros}} \times 100
Punto de referencia (Benchmark)
El 29 % de las empresas reporta >10 % de duplicados; las organizaciones “best-in-class” lo mantienen <3 %
Acciones Tecnología que de forma activa verifique duplicidades y depure las BBDD.
2. Antigüedad de los datos (Freshness Score)
Qué mide
Edad media de los campos críticos (e-mail, teléfono, dirección, preferencias) desde su última verificación o actualización.
Por qué importa
Los datos “caducan” con rapidez: cada año cambian (25 % de e-mails profesionales y 18 % de teléfonos móviles).
Indicador práctico
Freshness Score ≤ 12 meses → datos saludables
Freshness Score 13-24 meses → plan de re-validación
>24 meses → alto riesgo de rebotes o contactos inactivos
3. Contactabilidad (Reachability Rate)
Qué mide
Proporción de registros que disponen de al menos un canal viable (teléfono operativo o e-mail que no rebota).
Por qué importa
Define el “Addressable Market” (subconjunto real de clientes potenciales que puedes alcanzar de forma efectiva con los datos y los canales de los que dispones en este momento) real de cualquier campaña de telemarketing, SMS o e-mail.
Fórmula
\text{Contactabilidad} = \frac{\text{Registros con canal válido}}{\text{Total de registros}} \times 100
Punto de referencia
Los CDP maduros consiguen ≥85 % de contactabilidad; bases no depuradas caen <60 %
4. Grado de completitud (Completeness Index)
Qué mide
Porcentaje de campos obligatorios rellenados frente al total de campos definidos como “críticos” (p. ej., nombre, e-mail, teléfono, país).
Por qué importa
Sin datos clave no es posible segmentar ni personalizar.
Objetivo
>95 % de completitud en CRM B2B y >90 % en B2C, según Experian.
5. Precisión (Accuracy Rate)
Qué mide
Porción de registros verificados como correctos mediante validadores de e-mail, HLR de telefonía o contraste con fuentes oficiales. ¿Qué es HLR de telefonía? HLR (Home Location Register) es la base de datos central de abonados en las redes móviles GSM/UMTS/LTE. El HLR es el registro núcleo que permite que una red móvil funcione y que, además, puede consultarse (bajo normativa) para validar la “salud” de un número antes de usarlo en campañas de SMS, telemarketing o autenticación (2-factor).
En términos sencillos, es «la ficha maestra» que el operador móvil mantiene sobre cada línea.
Por qué importa
Cada 1 % de error reduce el ROI de campañas multicanal entre 5-6%
Indicador
>97 % de precisión se considera excelente.
6. Tasa de aceptación / Tasa de consentimiento (Opt-In / Consent Rate)
Qué mide
Usuarios que han otorgado consentimiento expreso (GDPR/LOPDGDD) dividido entre el total de registros.
Por qué importa
Determina cuántos contactos se pueden activar legalmente y evita sanciones.
7. Inactividad (Dormant Share)
Qué mide
Porcentaje de contactos que no abren e-mails ni responden llamadas en los últimos “n” meses (definir según ciclo de negocio: 6-12).
Por qué importa
Ayuda a depurar, reenfocar “win-back” y mejorar entregabilidad.
8. Coste por dato útil (CPDU)
Qué mide
Costo total de adquisición y mantenimiento de la base de datos dividido entre el número de registros utilizables (contactables – duplicados – obsoletos).
Por qué importa
Permite calcular ROI real y justificar inversiones en limpieza o enriquecimiento.
Buenas prácticas para mejorar la salud de tu base de datos
- Estrategia “Data by Design”: recoger solo lo que aporta valor; evitar campos “relleno”.
- Programas de gamificación: recompensar al usuario por actualizar su perfil (+20-30 % de completitud)
- Validación en tiempo real: API de e-mail/phone verification antes de que el dato entre en CRM.
- Reconciliación mensual: duplicar y normalizar con reglas automáticas y revisión manual de casos complejos.
- Campañas de re-engagement y “wake-up”: reducir inactividad antes de proceder a “sunset policy”.
- Dashboards de calidad: visibilidad semanal para marketing, ventas y TI; alertas cuando un KPI baja del umbral.
La salud de una base de datos se basa en indicadores medibles, no en intuiciones. Duplicate Rate, Freshness, Contactabilidad, Completeness, Accuracy, Opt-In, Inactividad y CPDU forman un cuadro de mando robusto para cualquier responsable de CRM, marketing automation o BI. Medirlos de forma continua permite:
- Anticipar problemas de entregabilidad
- Priorizar inversiones en limpieza o enriquecimiento
- Vincular la calidad del dato con ingresos y experiencia de cliente
En Data & Co ayudamos a nuestros clientes a implantar estos KPIs (y los procesos que los sostienen) para convertir sus bases de datos en una ventaja competitiva sostenible.
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